Unabhängig von Ihrer wirtschaftlichen Größe können sich Unternehmen an einen Notar wenden.
Der Notar übernimmt sowohl Gründungsvorgänge als auch die Umgestaltung einer Gesellschaft, Anteilsübertragung, Handelsregisteranmeldung etc., und unterstützt und betreut Existenz- und Unternehmensgründer bei allen wesentlichen Rechtsvorgängen.
Sehr geehrte Damen und Herren Wie Ihnen vielleicht bekannt ist, ist am 01.01.2020 eine Neufassung des Geldwäschegesetzes in Kraft getreten. Hierdurch ergeben sich sowohl für Sie als Unternehmen als auch für mich als mit Ihnen zusammenarbeitender Notar einige Neuerungen, die ich Ihnen nachfolgend darstellen will, soweit sie sich auf unsere künftige Zusammenarbeit auswirken könnten. Eintragung im Transparenzregister Zunächst einmal möchte ich Sie auf Ihre grundsätzliche Verpflichtung hinweisen, Ihr Unternehmen im sog. Transparenzregister (Transparenzregister.de) einzutragen bzw. eintragen zu lassen.
Einzutragen sind gemäß § 19 Abs. 1 GWG für jeden wirtschaftlich Berechtigten Ihres Unternehmens
Wirtschaftlich Berechtigter eines Unternehmens kann nur eine natürliche Person (= Mensch) oder Gebiets-Körperschaft (Gemeinde, Stadt, Land) sein. Natürliche Personen sind nur dann wirtschaftlich Berechtigte, wenn sie mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte kontrollieren oder ausüben können. Hält keine natürliche Person mehr als 25 % dieser Anteile, so ist der Geschäftsführer der anzugebende wirtschaftliche Berechtigte. Ist Ihr Unternehmen aber Tochtergesellschaft eines anderen Unternehmens, so ist auch über die Beteiligungskette über das Mutterunternehmen bis hin zu den darüber stehenden beteiligten Menschen darzustellen, ob und in welcher Form eine mittelbare wirtschaftliche Berechtigung vorliegt. Diese Verpflichtung, sich im Transparenzregister eintragen zu lassen, gilt gem. § 20 Abs. 2 GWG als erfüllt, wenn sich die vorgenannten Daten bereits aus elektronisch einsehbaren Verzeichnissen wie dem Handelsregister, dem Partnerschaftsregister, dem Genossenschaftsregister, dem Vereinsregister oder dem Unternehmensregister ergeben. In diesen Fällen müssen Sie also keine gesonderte Registrierung im Transparenzregister mehr bewirken. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Eintragung im Transparenzregister nur dann nicht erforderlich ist, wenn an Ihrer Gesellschaft nur natürliche Personen (= Menschen) beteiligt sind. Sobald an Ihrer Gesellschaft aber andere Unternehmen mit mehr als 25 % beteiligt sind oder Treuhandverhältnisse bestehen, ist eine Eintragung im Transparenzregister gem. § 20 Abs. 1 GWG erforderlich. Lediglich der Vollständigkeit halber weise ich darauf hin, dass das Unterlassen der erforderlichen Eintragungen gemäß § 56 GWG als Ordnungswidrigkeit geahndet werden kann. Auswirkung auf unsere künftige Zusammenarbeit Für unsere künftige Zusammenarbeit sieht das Gesetz vor, dass ich bei künftigen notariellen Tätigkeiten im Zusammenhang mit
die wirtschaftlich Berechtigten erfragen muss.
Ich muss Sie als meine Geschäftspartner nicht nur geldwäscherechtlich identifizieren muss (= Vorlage gültiger Ausweispapiere, sofern noch nicht erfolgt), sondern ich muss Sie auch ausdrücklich nach dem wirtschaftlich Berechtigten Ihrer Unternehmung befragen muss. Das bedeutet, dass Sie mir Angaben zu den Beteiligungsverhältnissen und Stimmrechtsverhältnissen an bzw. in Ihrem Unternehmen machen müssen, was Sie am besten durch Einreichung der jeweiligen Gesellschaftsverträge erreichen können. Hinzu kommt die notwendige Erteilung von Informationen darüber, ob bei Ihnen im Unternehmen Treuhandverträge, Stimmbindungsverträge oder Poolvereinbarungen bestehen, die das Stimmrecht bei einzelnen Beteiligten konzentrieren würden. Auch derartige Verträge wären vorzulegen und von mir in Kopie aufzubewahren. Leider ordnet das Gesetz an, dass ich für den Fall, dass mir diese Angaben nicht in schlüssiger Form gemacht werden, das beantragte Rechtsgeschäft einstweilen nicht beurkunden darf. Damit bei einem etwa in Zukunft anstehenden Rechtsgeschäft hierdurch keine Verzögerungen entstehen, habe ich mich entschlossen, Sie mit diesen Brief auf diese Umstände hinzuweisen, um Ihnen Gelegenheit zu geben, Ihre - ohnehin bestehenden - Verpflichtungen zur Eintragung im Transparenzregister bereits jetzt zu erfüllen. Denn dadurch stellen Sie bereits die erforderlichen Daten und Unterlagen zusammen, die ein Notar künftig vor der Beurkundung von Ihnen zu erfragen hat. Hilfe bei der Eintragung im Transparenzregister Grundsätzlich trifft die Verpflichtung, sein Unternehmen in das Transparenzregister eintragen zu lassen, die Unternehmensführung. Eine Eintragung ist über das Web-Portal www.transparenzregister.de problemlos innerhalb weniger Stunden möglich, sofern Sie die erforderlichen Unterlagen in elektronischer Form zum Hochladen vorliegen haben. Gerne bin ich Ihnen jedoch auch bei der Erstellung und Beschaffung der erforderlichen Unterlagen sowie der Registrierung im Transparenzregister behilflich. Wenn Sie diese Hilfe in Anspruch nehmen wollen, finden Sie hier ein Formular, welches man auch bei AKTUELLES findet. Für etwaige Fragen stehe ich Ihnen ebenso wie meine hierfür zuständige Mitarbeiterin, Frau Dipl.-Rechtspflegerin (FH) Nathalie Reiß, gerne zur Verfügung. Lediglich der Klarstellung halber sei bemerkt, dass ich nicht nach zusätzlicher Arbeit suche und es mir sehr recht ist, wenn Sie Ihr Unternehmen selbst im Transparenzregister registrieren lassen. Ich bitte daher diese Informationen lediglich als Service meinerseits zu betrachten, um Sie über diese Neuerungen zu informieren und bei künftigen notariellen Angelegenheiten für Sie und den beurkundenden Notar Unannehmlichkeiten und Verzögerungen zu vermeiden.
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